出張キャンセルされると、経理は大変   

業務に伴う出張の処理

業務に伴い出張する場合、ホテル・新幹線・飛行機の予約をした場合には、出張日よりかなり前に代金の決済を行います。

また旅行業者に任せた場合でも、代金の決済は、出張日より前となります。

この時の経理処理は以下のようになります。

出張費＊＊＊＊／現預金＊＊＊＊

当然に国内出張であれば消費税は課税取引となります。

キャンセルの場合

しかし、業務の都合で突然キャンセルとなった場合、キャンセル料が発生し、支払った出張費の一部または全額が戻ってこない場合があります。

一部返金があった場合は、返金分を戻して出張費をマイナスし、返金がない場合はいずれにしろ経費ですからそのままにしてしまいがちですが、出張費とキャンセル料では、消費税の取り扱いが違います。

キャンセル料とは

実は、いわゆるキャンセル料といわれるものの中には、その解約に伴う事務手数料としての性格のものと、解約に伴い生じる逸失利益に対する損害賠償金としての性格のものとの二つがあります。

前者の解約に伴う事務手数料としての性格の場合は、解約手続き等の事務を行う役務の提供の対価だから課税取引となります。

一方、後者の場合には、相手方が本来得ることができたであろう利益がなくなったことの補てん金だから、資産等の譲渡等の対価に該当せず、不課税取引となります。

キャンセル料の経理処理

そこで経理処理は以下となります。

雑損失　逸失利益／出張費＊＊＊＊

雑費　事務手数料／

現預金　返金分　／

雑損失は不課税取引、雑費は課税取引、返金がない場合は現預金は発生しません。

なお、解約等に際し授受することとされている金銭のうちに、役務の提供である解約手数料等に相当する部分と逸失利益等に対する損害賠償金に相当する部分とが含まれている場合、キャンセル料の性格の区別がされていないで一括して授受することとしているときには、全額を不課税取引として取り扱うこととされています。